El fichaje digital deja de ser solo cumplimiento: impulso a la productividad y a la flexibilidad en la era del trabajo híbrido

El registro de jornada ha pasado de ser una obligación legal a convertirse en una herramienta estratégica. Tras las últimas inspecciones y sanciones impuestas por la Inspección de Trabajo, el fichaje digital se consolida como una pieza clave para mejorar la productividad, la transparencia y la flexibilidad en las empresas españolas.

“El fichaje digital bien implantado no solo evita sanciones: convierte el tiempo en conocimiento. Permite a RR.HH. entender cómo trabajan sus equipos, anticipar picos de carga y tomar decisiones basadas en datos”, explica Elisabeth Marin, Managing Director de Woffu.

España arrastra una brecha digital en el registro horario

El control del registro horario sigue siendo un desafío para muchas empresas españolas. Según la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), en 2024 se impusieron sanciones por un total de 20,19 millones de euros vinculadas al incumplimiento de la normativa laboral sobre jornada y horas extraordinarias, de las cuales 2,99 millones correspondieron directamente al registro de jornada. En total, se realizaron más de 9.000 actuaciones inspectoras, lo que evidencia que la supervisión de esta obligación continúa siendo una prioridad para la administración.

A pesar de la obligatoriedad del fichaje digital desde 2019, dos de cada tres trabajadores afirman que su registro horario no refleja su jornada real, y que una parte significativa de las empresas aún carece de sistemas de fichaje adecuados. De hecho, un informe de Kronjop indica que solo el 35% de las pymes españolas dispone de un sistema de registro de jornada correcto, lo que refleja la brecha tecnológica del tejido empresarial y la dificultad de muchas compañías para cumplir de forma eficiente con la ley.

Esta brecha digital no solo incrementa el riesgo de sanciones, sino que afecta al bienestar laboral: más de un millón de personas siguen realizando horas extra sin compensación, lo que evidencia la necesidad de sistemas digitales fiables, transparentes y trazables.

Por qué el fichaje digital impulsa la eficiencia

1. Automatización de tareas administrativa: elimina procesos manuales relacionados con el control, conciliación con nómina y validación de incidencias, reduciendo horas invertidas en estas gestiones y errores humanos.
2. Visibilidad operativa: los datos de registro permiten analizar picos de actividad, cuellos de botella y asignación de recursos por proyecto o equipo.
3. Flexibilidad segura: en entornos híbridos, un sistema digital homologado permite conciliación sin perder trazabilidad ni cumplimiento legal.
4. Prevención de riesgo legal y reputacional: registros inmodificables garantizan cumplimiento y protección frente a inspecciones.
5. Mejora del clima laboral: cuando el fichaje se diseña para la transparencia y la protección de datos, se convierte en una palanca de confianza, no en un elemento de control punitivo.

“El verdadero valor del fichaje digital no está en contar minutos, está en analizar y transformar esos minutos en decisiones: balancear cargas, planificar descansos, detectar sobrecarga y diseñar políticas de flexibilidad reales. Eso se traduce en equipos más productivos y menos rotación”, añade Elisabeth Marin desde Woffu.

Cómo implantar un sistema de registro horario que funcione

Desde Woffu se establecen una serie de claves para garantizar un control horario legal y productivo:

• Elige soluciones certificadas y configurables que permitan adaptarse a convenios colectivos y a peculiaridades de cada sector.
• Prioriza la protección de datos y apostar por soluciones que equilibren control y confianza, donde la trazabilidad y la transparencia refuercen la relación entre empresa y empleado.
• Integra con nómina y otros sistemas de RR.HH. para automatizar pagos de horas extra, reducir errores y tiempo.
• Usa analítica básica y reportes periódicos sobre ausencias, horas extra y picos de actividad para tomar medidas preventivas.

El riesgo de no digitalizar correctamente

La falta de un registro digital fiable no solo expone a sanciones económicas (la Inspección ya ha incrementado actuaciones) sino que limita la capacidad de las empresas de gestionar talento en modelos híbridos y de medir la productividad real. La digitalización mal implementada —por ejemplo, recurriendo a soluciones improvisadas— puede generar problemas de privacidad y conflictos laborales.

“El fichaje digital es una palanca estratégica para RR.HH.: permite dejar de perseguir hojas y empezar a diseñar mejores jornadas. Las empresas que lo integran en su cultura son las que avanzan hacia modelos de trabajo sostenibles”, concluye Marin.

Acerca de Woffu: www.woffu.com

Woffu es un software en la nube especialista en Control Horario y Ausencias de los empleados, creada en 2015 por los emprendedores Miguel Fresneda y Víctor Pérez. Hoy en día cuenta con una cartera de más de 3.500 clientes en todo el mundo, desde reconocidas startups hasta grandes empresas de distintos sectores. En abril de 2022 Woffu fue adquirida por el Grupo Visma, multinacional presente en más de 15 países y especializada en softwares de gestión para empresas. El modelo de negocio es de pago por uso con planes que se amoldan a las necesidades de cada empresa. Entre las funcionalidades más utilizadas en la aplicación se encuentra el fichaje digital de los empleados, que permite registrar el número de horas trabajadas y las horas extra, la gestión integrada de la ausencia y la presencia, informes en tiempo real, gestión de documentos y más.