Imagen y comunicación para encuentros digitales por videoconferencia

Hemos recopilado algunos consejos que nos pueden ayudar a comunicarnos mejor con nuestra audiencia en las nuevas plataformas digitales

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Teletrabajar es una realidad presente y somos conscientes que en algunos casos ha venido para quedarse,  por ello en agenciasdecomunicacion.org queremos compartir algunos aspectos que hemos analizado, y que seguro nos ayudarán a mejorar nuestra imagen y a sentirnos más cómodos con el nuevo formato ya habitual que hemos tenido que adaptar debido a la crisis sanitaria que estamos viviendo. 

Conseguir que una  videoconferencia se desarrolle de manera sencilla, con orden y siguiendo un hilo conductor tanto para equipos como para proveedores o clientes es uno de los objetivos principales que debemos conseguir en esta nueva normalidad laboral.

La videoconferencia es también una oportunidad para reuniones de motivación de equipos

Contar con los recursos y las herramientas necesarias para teletrabajar será el primer paso para tener éxito. Son diversas las plataformas que se están utilizando para poder llevar a cabo esta nueva forma de comunicarnos: Google Meet; Zoom o Microsoft Teams entre las más destacadas.

Debemos de considerar, tanto si somos nosotros quiénes vamos a liderar la convocatoria como si es una convocatoria externa,  que la videoconferencia en ningún caso va a ser improvisada y por lo tanto nos va a pillar desprevenidos. Lo primero que debemos tener en cuenta es que esta herramienta no es una barrera, todo lo contrario, nos tiene que acercar ante el distanciamiento físico que hemos sufrido y también tiene que ayudar y facilitar las tareas o funciones que antes realizábamos diariamente desde la oficina.

La comunicación, una vez más, en este nuevo formato adquiere un papel importante, en reuniones de equipo, en presentaciones a clientes potenciales o para hacer seguimiento con proveedores, sea cual sea el motivo, la comunicación va a ser relevante porque la imagen de marca que vamos a proyectar en este nuevo formato quedará reducida a un campo visual más limitado como es el de la pantalla de un ordenador.

Prestar atención y tener bajo control algunos detalles que hasta este momento no habíamos considerado nos permitirá proyectar una imagen positiva de nuestra marca, incluso cuando la reunión virtual se celebre entre miembros de un mismo equipo.

El teletrabajo ha potenciado que las marcas presten mayor atención a la imagen y al comportamiento que proyectan los empleados cuando se relacionan con clientes y proveedores.

En el ámbito de la empresa antes de la irrupción de la tecnología y el uso de plataformas digitales, cuando asistíamos a un encuentro o acto público al que asistíamos como representantes de una corporación, la imagen era uno de los aspectos al que prestábamos atención, pues bien, ahora que nuestro entorno más inmediato, en muchos casos, se ha reducido a un espacio cerrado, encajado en un formato rectangular “televisivo” tenemos que comenzar a considerar algunas variables que nos pueden ayudar a proyectar una imagen positiva, como son: la disposición del espacio; el fondo; el ruido exterior; la vestimenta o  los colores que vamos a escoger.

Repasemos algunas recomendaciones que nos ayudarán a preparar nuestra intervención en una videollamada:

1.- Adecuar el espacio de teletrabajo o el dispuesto para la videoconferencia.  El fondo y la luz se deben comprobar primero para evitar un exceso de luz y/o destellos o incluso que la luz  sea insuficiente. 

2.- Avisar a los miembros que comparten espacios comunes que vamos a entrar en una reunión online para que se cree un ambiente de respeto y no ser interrumpidos.

3.- Preparar donde nos situaremos, siendo el centro de la pantalla lo más recomendado si no queremos destacar nada; de la misma manera es importante la disposición del ordenador y que el centro de la cámara esté a la altura de los ojos para evitar mirar hacia abajo.

4.- Desconectar todos los aparatos extras que puedan distorsionar la escucha, y no olvidar silenciar el sonido del móvil.

5.- Probar el volumen del micrófono para graduar el tono de voz y así evitar tonos fuertes.

6.- Ensayar el tono, si podemos, antes de entrar en el directo nos dará confianza.

7.- Mantener el micrófono cerrado hasta que no nos llegue el turno de intervención.

8.- Evitar gesticular mucho frente a la cámara.

9.- Intervenir con naturalidad y siguiendo el guión previsto que recomendamos preparar con tiempo.

10.- Una vez nos despedimos, debemos comprobar que hemos apagado la plataforma de la videollamada y hemos salido de la reunión.

Ahora que ya tenemos un poco de práctica,  es momento de incorporar en nuestro plan de comunicación interna algunos aspectos a tener en cuenta en nuestras reuniones online que, sencillamente, nos ayudarán a proyectar una mejor imagen de marca, y también personal para esta nueva normalidad.

¡Todos a escena, se enciende el botón!

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