¿Sabes aprovechar todo el potencial de una rueda de prensa?

 

Lanzar una nueva marca, presentar un nuevo catálogo, comunicar cambios en la estructura o el modelo empresarial de una compañía, ofrecer nuevos servicios o productos al consumidor, salir al paso de los rumores o anunciar la firma de contratos importantes… Existen un sinfín de razones para organizar una rueda de prensa y, una vez tenemos el motivo, el reto está en saber emplear esta herramienta de comunicación para que el evento sea un éxito.

No se trata de una tarea sencilla ya que hay muchos aspectos a tener en cuenta y un pequeño fallo en el “directo” puede convertirse en la anécdota de la jornada y hacer que la noticia quede diluida o relegada a un segundo plano. Aunque como decía Oscar Wilde: “Hay solamente una cosa en el mundo peor que hablen de ti, y es que no hablen de ti”. Así que si algo se tuerce hay que tener la suficiente flexibilidad para aprovechar el momento para darle la vuelta y conseguir aún más repercusión si cabe.

Por ello es importante asesorarse bien antes de ponerse a organizar una rueda de prensa, si es que nos queremos encargar nosotros mismos, o sino ponerse en manos de una agencia de comunicación experta en este tipo de acciones y que cuentan con los contactos necesarios para que acuda un número destacado de periodistas, influencers y expertos en la materia.

Hay que ser conscientes de que no se trata de hablar directamente con el público final. Los interlocutores serán los medios de comunicación por lo tanto a la hora de organizar el encuentro hay que tener muy en cuenta sus necesidades y adaptarnos al máximo para facilitarles el trabajo. Es decir, hay qué saber a qué hora conviene hacer la rueda de prensa para que acudan más periodistas, asegurarse que la sala debe de estar preparada para que las televisiones y radios emitan en directo o graven, hay que facilitar documentación complementaria así como una nota de prensa resumen del acto, etc.

 

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En este sentido es importante que la convocatoria se haga con tiempo suficiente para que los medios de comunicación se organicen. Es más, tras el envío de la primera invitación conviene una ronda de llamadas para confirmar su recepción e incluso un email recordatorio 48 horas antes del evento. Y para todos aquellos que no puedan asistir pero tengan interés en saber de qué se va a hablar, habría que redactar una nota de prensa post. Y leyendo todo esto es evidente que lo que resulta indispensable a la hora de organizar una rueda de prensa es contar con una buena y actualizada base de datos de periodistas. El trabajo de gabinete de prensa, como Tech Sales Group, es imprescindible para que un encuentro así tenga éxito.

El espacio también es muy importante, conviene que no sea ni demasiado grande, ni demasiado pequeña. Una sala inmensa puede verse desangelada pese a congregar un buen número de asistentes, y una muy pequeña incomodará a los periodistas y eso puede influir en la atención que le presten al evento. Y, sin duda, el sonido es algo que no debe fallar. Todos los asistentes deberían poder escuchar sin problemas el discurso desde cualquier punto de la sala.

Una vez concluida la presentación hay que ofrecer la oportunidad a los periodistas para que hagan sus preguntas e incluso reservar un espacio individual por si alguno necesita una aclaración o dato extra. Ante esto es aconsejable que aparte de preparar a conciencia el discurso de la rueda de prensa se redacte un pequeño cuestionario sobre las posibles preguntas que podrían hacer los periodistas y sus respuestas. Así es más difícil que nos pillen con desprevenidos. Los pequeños detalles marcan la diferencia y no podemos permitir que la imagen de la empresa pierda profesionalidad por no atender, como se debe, a todas las peticiones de los medios.

Llegados a este punto puede que alguno se pregunte: ¿y toda esta puesta en escena para qué? Una rueda de prensa es un tipo de acción comunicativa que ayuda a las empresas a mejorar su imagen y reputación de marca, a ganar visibilidad y cercanía y a reforzar su credibilidad y transparencia. Por todo ello, podemos decir que es una inversión que vale la pena siempre y cuándo se haga teniendo en cuenta los parámetros anteriores y no se tome como un acto recurrente, ya que actualmente los periodistas salen a cuenta gotas de las redacciones y seleccionan muy bien a qué eventos acuden. Así que es mejor una rueda de prensa al año que una cada trimestre, si se quiere obtener buenos resultados y no arruinarse en el proceso. Y sabiendo todo esto, ¿ha llegado el momento de que tu marca sea la protagonista de una rueda de prensa?

 

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