El trabajo de lanzar una Nota de Prensa

Cuando hablamos del lanzamiento de una nota de prensa da la sensación que una vez que tenemos el texto, cogemos el papel y se lanza al aire, luego se recogen los resultados. Incluso podemos llegar a pensar que lo difícil, el trabajo más duro, es escribirlo y conseguir el texto adecuado, sin embargo, eso es solo el inicio.

La nota de prensa nace con la idea, con aquello noticioso de nuestra empresa que queremos comunicar. A continuación hay que plasmarla en un texto e ilustrar el mismo. A veces este trámite nos puede llevar más de lo que pensábamos porque si el equipo lo forman varias personas probablemente cada uno lo redactaría de una forma diferente pero una vez que tenemos el texto final y la imagen adecuada es cuando realmente comienza el trabajo.

Primero hay que elegir fecha. No debemos dejarnos llevar por las prisas y coger el calendario para ver qué día es el más adecuado. Es cierto, que se dice que los mejores días son los martes y los jueves pero ello dependerá de muchas más cosas, por ejemplo, el contenido de la nota de prensa, el sector mediático al que nos dirigimos, si hay algún festivo cerca, si se espera algún acontecimiento que vaya a copar los medios…

Una vez tengamos la fecha más adecuada, debemos hacer una cuidadosa elección de medios de comunicación y periodistas. ¡No todo vale! No podemos mandar al periodista de deportes una información empresarial, ni al periodista de tendencia y moda una nota de prensa sobre literatura. Tampoco podemos mandar a una revista empresarial una nota de prensa sobre un producto, ni los resultados de fin de año a una publicación taurina. Hay que ver qué medios son los más adecuados para la información que vamos a dar y dentro de ese medio en qué sección encaja. Una vez que lo tenemos claro debemos ver a qué persona debemos dirigirnos dentro de esa área de la redacción.

Hecho el trabajo, llega el día D. Ese día nos encargaremos de hacer llegar la nota de prensa a aquellos redactores y periodistas que previamente hayamos seleccionado. Esto no se puede hacer cuando tengamos un hueco o comenzar a trabajar un poco antes y enviarla a primera hora, hay que buscar la hora H. Normalmente las redacciones comienzan a funcionar a partir de las 10 de la mañana y se produce la reunión de redacción a las 12 por lo que nuestra nota de prensa debería llegarles en esa franja horaria. No obstante, hay excepciones, por ejemplo, en programas de radio y televisión los horarios varían o en publicaciones semanales.

Aquí no acaba el trabajo. ¡Ahora llega lo duro! Una vez enviada de forma personalizada, debemos coger el teléfono y comenzar con las llamadas. Tenemos que contactar a todos los periodistas y confirmar si han recibido la noticia. En caso de que no la hayan recibido se la volveremos a enviar y si la han recibido preguntaremos si están interesados en publicar y nos ofreceremos para ayudarles en caso de necesitar más información, imágenes, entrevista, declaraciones… Esta actividad se prolonga durante varios días.

A partir de ahí, debemos comenzar a buscar las publicaciones. Algunos periodistas nos avisarán del día de publicación, otros nos la mandarán, pero la mayoría no nos dirá nada porque publican cada día varias noticias y no tienen tiempo de avisar a todos. Pasadas una semana o diez días y sabiendo aquellos medios que ya han publicado y aquellos que nos dijeron que no están interesados comenzaremos con una segunda ronda de llamadas. En este caso solo llamaremos a aquellos que estaban interesados pero aún no publicaron. Una vez más, le ofreceremos nuestra ayuda y sutilmente insistiremos para que publiquen.

Sin duda, una nota de prensa requiere mucho trabajo e inversión de horas. Desde Agenciasdecomunicacion.org sabemos que muchas veces la publicación puede demorarse semanas e incluso meses, si es atemporal, por lo que la agencia tendrá que estar activa y manteniendo el contacto con el periodista hasta que se produzca el impacto.